Friday 22 may 5 22 /05 /May 18:25

Procedimientos para el manejo seguro de efectivo y valores .
(Editar con la realidad de su empresa y complementar)


El registro de los movimiento del manejo seguro de efectivo y valores se debe llevar por los funcionarios asignados para su manejo, en registros de acuerdo con la estructura de control que establezca la Gerencia.

1.-Se deben manejar los siguientes controles :

1.1.-Un control de Bancos, para registrar y contabilizar diariamente los desembolsos que afecten el saldo de la caja menor.

1.2.- Un control diario de la caja menor, para registrar las operaciones realizadas con cargo a los fondos de la caja menor, por cada uno de los conceptos autorizados

1.3.- Las operaciones se deben registrar de manera individual y en orden cronológico, con base en los comprobantes o documentos que respalden cada operación, indicando: fecha, codificación del gasto, concepto y valor, según los comprobantes y valor del Iva. .

 

2.-La primera entrada en el control de Bancos (partida débito) corresponde al registro del abono en la Cuenta Corriente que realicen los bancos por el giro de fondos que efectúe la empresa o en su u defecto por la consignación que de los cheques tramite la Dirección Financiera por la transferencia electrónica de fondos.

2.1- La primera salida (partida crédito) cuando se efectúe el retiro del dinero de la cuenta corriente mediante giro del cheque por parte del funcionario autorizado para el manejo de la cuenta corriente y se disponga de él en efectivo.

3.-El funcionario autorizado para el manejo de la caja menor, debe enviar con Oficio a la Dirección Financiera , copia o certificación de la consignación que se efectúe a la cuenta corriente, expedida por la Entidad Bancaria respectiva.

4.-La primera entrada (partida débito) en el Control diario de la caja menor, corresponderá al valor del primer cheque que se expida para disponer de los fondos en efectivo, y la primera salida (partida crédito) cuando se inicie el pago de los bienes o servicios.

5.- Si los registros Auxiliares se llevan en forma manual, los errores de transcripción que se lleguen a presentar se deben corregir mediante la anotación respectiva en el renglón siguiente, de tal manera que quede constancia de la corrección.
5.1.-No se admiten tachones, borrones o cualquier otra enmendadura.

Cuando sea necesario anular un folio se deben trazar dos líneas paralelas, entre las cuales se indicará la razón de la anulación, la fecha y la firma del responsable del libro contable.

5.2.-Cuando por alguna circunstancia sea necesario anular un cheque, se le debe recortar el número para ser adherido a la colilla de la chequera.

5.2.1.- si ha sido firmado, se recorta y destruye el espacio de la firma, y se adjunta el documento anulado al correspondiente comprobante de egreso.

5.3.-Respecto a los pagos de caja menor, el encargado de su manejo debe registrar en el control o libro correspondiente:

a) El código al que corresponde imputarlo y la correspondiente cuenta contable;
b) Su monto bruto;
c) Las deducciones practicadas concepto y monto;
d) El monto líquido pagado;
e) La fecha del pago;
f) El beneficiario, y
g) Los demás datos que se consideren necesarios.
Así mismo se debe adicionar en el registro diario, la forma de pago de la compra, indicando si se realizó en cheque o efectivo.

6.-Funcionarios encargados del manejo

6.1.-El Gerente General podrá designar a cualquier funcionario idóneo de la empresa para que sea responsable del manejo de las cajas menores, excepto a quienes estén desempeñando funciones de Almacenista, o tengan a su cargo el manejo de bienes o recaudo de dineros por cualquier concepto.

6.2.-Los pagos deben realizarlos solo los funcionarios que tengan a su cargo el manejo de las cajas menores.

6.2.1.- No obstante si por alguna razón las compras del bien o servicio debieran realizarla otros funcionarios, se les entrega el dinero necesario y se les hace firmar un recibo provisional, el cual debe ser reemplazado por el comprobante definitivo a más tardar al día siguiente hábil.

6.3.- Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podrá mediante comunicación , encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación; para lo cual solo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el registro respectivo.

6.3.1.- Cuando se cambie el responsable de la caja menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados, con corte a la fecha.

6.4.- Cuando se presente cualquiera de estos eventos, los Administradores deben informar las novedades a la Gerencia para actualizar los registros correspondientes.

Por MAESTRO GREGORIO PESQUEIRA GOMEZ - Publicado en: TERCER PARCIAL
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